Dez orientações que o Contabilista do Setor Público não pode esquecer em relação ao encerramento do exercício

5 nov
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1)      O balanço patrimonial é o “Rei” da Contabilidade

Não é por acaso que a contabilidade é “patrimonial” e o balanço também é “patrimonial”. Trabalha-se no ano para o balanço. Por isso, os saldos de ativo circulante devem representar os bens e créditos que possuem a expectativa de se transformar em dinheiro até o final do exercício seguinte (até 12 meses a contar do balanço) e o ativo não circulante os demais bens e créditos. Os valores do passivo circulante representam as obrigações que serão pagas até o final do exercício seguinte (até 12 meses da data do balanço), e os valores do passivo não circulante as obrigações que ultrapassem esta data.

2)      Orçamento e contabilidade coexistem, mas são diferentes

O orçamento é um só para cada município; todavia, no município haverá tantas contabilidades quantas entidades contábeis existirem. Não é incomum a confusão entre orçamento e contabilidade. Por exemplo, o Poder Executivo, o Poder Legislativo e cada entidade da administração indireta são individualmente entidades e, como tal, cada uma tem seu diário e razão, termos de abertura e encerramento, e demonstrações contábeis individuais; no entanto, o orçamento geral é apenas uma lei e atinge todas as entidades. O balanço consolidado, por sua vez, é de responsabilidade do Poder Executivo e deve ser realizado e conferido por este antes do encerramento definitivo nas demais entidades.

3)      Pode haver inventário sem balanço, mas jamais balanço sem inventário.

A contabilidade deve ser a verdade, ou o mais próximo disso, em termos de representação do patrimônio de uma entidade. Por isso, jamais um balanço pode ser levantado sem que seja precedido de inventários, ou seja, conferência entre o valor escriturado e os valores reais de bancos, créditos a receber, bens do patrimônio permanente, estoques, valores a pagar.

4)      Conciliações bancárias servem apenas para identificar erros

As conciliações servem apenas para evidenciar os erros antes dos ajustes na contabilidade. Uma conciliação bancária onde constem valores não considerados pela contabilidade, por exemplo, significa uma demonstração contábil dissociada da verdade que é o extrato bancário. Por isso, a conciliação tem duas fases: a primeira, a evidenciação; e a segunda, a correção na contabilidade antes do encerramento do exercício.

5)      Contabilidade não inventa os fatos, registra-os

A contabilidade apenas registra os fatos que são levados a efeito por outros setores. Por exemplo, não é porque se chegou a 31 de dezembro que a contabilidade vai contabilizar nova dívida ativa. Somente registrará valores em dívida ativa se corresponder à devida inscrição na fazenda.

6)      Só se tem certeza do que está certo se houver conferência

Todas as contas e grupos de contas da contabilidade devem ser conferidos com os valores que fazem contrapartidas (lembre-se que na contabilidade todo débito corresponde a um crédito). Sendo assim, todos os grupos de contas têm fechamentos próprios e precisam ser testados.

7)      O Contabilista não é o Gestor da Entidade

A responsabilidade pelos controles internos que formam o sistema de informações que chegam à contabilidade, o equilíbrio financeiro, a obediência a limites legais e constitucionais, superávits ou déficits econômicos, é do gestor da entidade, ou seja, o Prefeito, o Presidente da Câmara ou o Diretor da Entidade da Administração Indireta. O Contador ou Técnico em Contabilidade é o responsável pela adequação às Normas e Princípios contábeis e pela verdade das demonstrações.

8)      Não confie plenamente nos sistemas de informática

Os sistemas, por melhor que sejam, estão se adaptando às novas formas de escrituração e, portanto, podem não estar parametrizados corretamente. Por isso, confira todas as demonstrações contábeis. É exigível, também, que haja auditoria de encerramento de exercício.

9)      Notas explicativas não são para explicar qualquer coisa

Notas explicativas são obrigatórias e não se prestam para explicar diferenças não encontradas, justificar medidas de gestão ou atos do gênero. As notas servem para a correta leitura das demonstrações dispondo sobre critérios subjetivos utilizados, como métodos de depreciação, mensurações, e fazem parte das demonstrações contábeis.

10)   As demonstrações contábeis são o atestado da sua competência

Quem assina atura (assinar + aturar = assinatura). Por isso, cuidado! as demonstrações revelam o zelo, o capricho, o profissionalismo de quem as elaborou. É como se fosse impressa a foto do profissional contábil responsável. Por isso, faça o seu melhor e fique bem na foto!

 Texto elaborado por Paulo César Flores, Sócio Diretor do IGAM, Contador, MBA em Controladoria, especialista em Contabilidade, Auditoria e Finanças, autor de artigos e livros, instrutor de cursos nas áreas de planejamento, contabilidade, sistemas de controle, auditoria, gestão, sistemas de custos.

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