Organização básica do almoxarifado

2 jun
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Dentre as melhorias em gestão necessárias no setor público, encontra-se a adoção de controles de materiais, ou, simplesmente, a organização do almoxarifado.

O almoxarifado no setor público, ao contrário da iniciativa privada onde o estoque tem relação com a receita, pois os produtos estocados transformam-se em vendas, na administração pública os estoques relacionam-se com a execução da despesa, e tem por finalidade:

  1. Evitar que faltem materiais necessários ao andamento dos serviços públicos;
  2. Possibilitar o controle e evitar desperdício de materiais;
  3. Facilitar a padronização dos processos e dos controles internos;
  4. Contribuir para a apuração de custos pela administração pública.

Por esses motivos é preciso organizar os locais físicos de armazenamento de material, considerando a capacidade de estocagem, pessoal de provimento efetivo, sistemas informatizados e procedimentos.

Todas as entidades contábeis devem possuir controle de materiais, seja o Poder Executivo em suas várias unidades administrativas, assim como também o Poder Legislativo e todas as entidades da administração indireta.

Em pequenas unidades administrativas não é necessário ter a categoria funcional de almoxarife, bastando que o servidor tenha em suas atribuições o controle, guarda e movimentação de materiais.12

Os locais de estocagem devem estar o mais próximo possível de seu consumo, evitando custos e demora na logística. Assim, podem existir vários locais de estocagem, inclusive por áreas, como saúde, educação, obras, enfim, desde que haja um controle central de todos os almoxarifados seccionais.

Para dar início ao controle de estoque é sempre necessária a realização de levantamento físico dos materiais existentes (inventário), para fins de registro do estoque inicial.

Quanto aos sistemas informatizados de controle, a entidade deve possuir o mesmo sistema informatizado e, também, os mesmos procedimentos para todos os almoxarifados seccionais.

Destaca-se que a apuração dos valores em estoques junto ao almoxarifado se dará através do método do preço médio ponderado de compras, conforme previsto no art. 106, III da Lei nº 4.320, de 1964, e NBC T 16.

Outro ponto a salientar é que no cadastramento dos materiais deverá haver a identificação completa do material. Essa identificação consiste no registro dos principais dados individualizados que caracterizam um item, em relação aos demais que constam no estoque.

O controle do almoxarifado é obrigatório, pois deve haver o registro de entrada e da saída de material utilizado nos órgãos para fins de apuração do custo do serviço
público, mesmo que os produtos não tenham passado fisicamente pelo almoxarifado, caso seja um produto mantido em estoque.

O almoxarifado também poderá ter outras funções, como o estoque de bens de natureza permanente e controle da relação carga de bens de pequeno valor, mas isso depende da organização da cada entidade.

 

Fabiano Tronco de Vargas                                                      

Contador, Consultor do IGAM

 

  Paulo César Flores

Contador, Sócio-diretor do IGAM

 

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