A conciliação bancária nas entidades públicas: uma análise sob a ótica do princípio contábil da oportunidade e da transparência

5 out
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A conciliação bancária é um procedimento de controle interno que tem por finalidade evidenciar as diferenças entre o saldo do extrato de uma conta bancária e o saldo do razão contábil desta mesma conta. É um procedimento antigo, tradicional e importante, mas, infelizmente, totalmente desatualizado.
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Muitas entidades públicas limitam-se a elaborar conciliações bancárias, mas não corrigem os saldos do razão por meio de registros contábeis, entendendo que a conciliação bancária encerra-se em si mesma. Essa utilização equivocada da conciliação está na contramão do princípio contábil da oportunidade e do princípio legal e constitucional da transparência.

Não é pelo fato de que sequer a LRF – Lei de Responsabilidade Fiscal (LC nº 101/2000) ou a LAI – Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011) preverem expressamente a obrigatoriedade de publicação dos balancetes contábeis que estes estariam dispensados dos portais na internet, pelo contrário.

O balancete contábil com a indicação dos saldos de caixa e equivalente de caixa, sendo a publicidade um preceito geral e o sigilo a exceção (LAI, art. 3º, I), conjugando-se com o dever de publicação de informações pormenorizadas sobre a execução financeira (LRF, art. 48, parágrafo único, II), todas as entidades públicas devem tornar disponíveis em sua imprensa oficial e portais transparência os seus balancetes com os saldos em caixa e equivalente de caixa.

Dessa forma, espera-se que a transparência revele a verdade sobre os saldos bancários e o reflexo de suas movimentações no patrimônio da entidade. A verdade sobre os saldos bancários está nos extratos bancários. Assim, com exceção dos cheques a compensar, o saldo do extrato deve ser igual ao saldo do razão.

Essa é a primeira e valiosa observação: nenhuma movimentação pode ficar “pendente” na conciliação sob pena de a contabilidade não refletir a tempestividade e a transparência em suas informações.

Na prática, o desconhecimento sobre formas de contabilização, ou a pouca importância que ainda é dada à transparência, faz com que sejam aceitos que fatos contábeis fiquem escondidos na gaveta, e, o pior, por vezes escondendo pendências não contabilizadas de anos ou décadas.

Há que se analisar a conciliação bancária sob a ótica da segregação de funções, mas, sobretudo, com um olhar sistêmico e atualizado da gestão. Em qualquer ambiente de sistema de controle interno, nos termos da NBC T 16.8, item 6, os servidores devem manter o comprometimento com o sistema de controle interno.

Assim, a regra basilar de qualquer tarefa é de que a responsabilidade primária pela execução de um bom trabalho é de quem o faz. Se as operações de entrada e saída de disponibilidades são realizadas pelo tesoureiro, incumbe a este fazer e conferir se o que está sendo feito está correto.

É nessa tarefa de fazer e conferir do tesoureiro que entra a conciliação bancária. Os movimentos da tesouraria só estarão corretos se comparados ao extrato bancário e os saldos forem iguais, com exceção dos cheques a compensar, caso hajam.

Nessa tarefa de fazer e conferir, a qual se chama de “conciliação”, as diferenças são encontradas e devem ser imediatamente contabilizadas. Como na contabilidade os registros são diários, o registro das correções também deve ser diário.

A conciliação bancária, portanto, modernamente, deixa de existir, e cede espaço para o trabalho bem feito e conferido, ajustado à realidade temporal e transparente.

O documento que hoje chamamos de “conciliação”, nada mais é do que um atestado assinado e carimbado de que a contabilidade contém erros, pois quaisquer valores na conciliação que não sejam de cheques a compensar são falhas na escrituração e ausência de transparência contábil. Por exemplo, se o banco cobra taxas indevidas, contabiliza-se a saída dos valores no banco contra um ativo circulante de natureza financeira, ou seja, uma despesa extraorçamentária; caso haja uma entrada de recursos sem a identificação de sua origem, contabiliza-se uma receita a classificar no grupo de valores restituíveis e, quando identificada, registra-se a receita na data de sua identificação, sem prejuízo ao fechamento do boletim de caixa e bancos diário. Ou seja, qualquer ingresso ou dispêndio tem que possuir reflexos contábeis imediatos, em homenagem ao princípio contábil da oportunidade.

A contabilidade passa não mais a fazer conciliação bancária, mas a exigir de quem executa a movimentação financeira que confira o seu trabalho e não deixe pendências que, além de contaminar a contabilidade, não raras vezes, pelo passar do tempo, são de difícil solução.

Essa forma de organização do trabalho da tesouraria em nada tem a ver com a quebra da segregação de funções. Por vezes confunde-se o fazer e conferir com a segregação de funções. Fazer e conferir é obrigação de todos que executam qualquer tarefa, desde a mais simples a mais complexa.

Segregar funções significa separar os processos de tal forma que em caso de erro ou fraude outra pessoa ou setor identifique o erro no fluxo normal dos trabalhos. Como o tesoureiro faz o registro e confere apenas o seu trabalho, à contabilidade incumbe a correlação dos saldos bancários com as demais contas contábeis.

Haveria quebra da segregação de funções se o tesoureiro tivesse, por exemplo, acesso simultâneo tanto à tesouraria como à contabilidade, capaz de ocultar um erro ou uma fraude através da manipulação de registros contábeis.

A conciliação bancária sequer precisa de formalização, impressão, carimbos ou assinaturas, exceção quando os saldos dos razões das contas bancárias não sejam idênticos ao saldo dos extratos motivados pelos cheques a compensar. Nesse caso, quem assinaria a conciliação não seria o contador, mas sim o tesoureiro, que é a pessoa que está atestando a correção das informações. Ao contador cabe a correlação entre os saldos contábeis e a coerência no sistema de informações.

A conferência dos saldos bancários deve ser diária, eliminando-se, portanto, setores de conciliação bancária que em muitos órgãos públicos ainda existem e fortalecendo-se as tesourarias para que consigam manter os seus controles sempre em dia e corretos.

Em conclusão, não conferir os saldos bancários seria inadmissível, mas, por outro lado, manter conciliações bancárias com ingressos e dispêndios não contabilizados atenta contra o princípio contábil da oportunidade, fere o princípio da transparência e alimenta a burocracia. A conferência e correção dos saldos bancários diariamente é uma evolução em termos de procedimentos e está em sintonia com os princípios contábeis, constitucionais e legais da publicidade e transparência.

Autoria:
Paulo César Flores
, contador, sócio e administrador do IGAM, especialista em cotnabilidade, auditoria e finanças, professor de cursos de graduação e de pós-graduação, autor de artigos e de livros sobre contabilidade pública.

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