A substituição da auditoria por prestações de contas por meios eletrônicos

2 maio
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A Auditoria

A auditoria é uma técnica da qual se utiliza o controle interno, durante ou após os atos administrativos, e que tem por finalidade comparar o resultado alcançado com as normas, procedimentos ou legislações, anteriormente estabelecidas.

A auditoria, como qualquer ato administrativo, só é válida se praticada por agente público capaz, ou seja, aquele que tem entre as atribuições de seu cargo a realização de auditoria.

A auditoria pode e deve ser aplicada sobre todos os atos administrativos. Todavia, se a auditoria envolver a manipulação de dados contábeis, além de o servidor possuir as atribuições legais em seu cargo precisa ser contador com registro no respectivo conselho de classe.

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Os meios eletrônicos e a Auditoria

É cada vez maior a utilização dos meios eletrônicos nas prestações de contas pelos órgãos de controle externo e interno na administração pública. Isso é um avanço importante e necessário. No entanto, a utilização dos meios eletrônicos tem sido justificativa para a presença física cada vez menor dos auditores nos órgãos jurisdicionados.

É evidente a confusão que está sendo estabelecida. Assim como a auditoria é uma técnica de controle, ou seja, não substitui os controles internos, os meios eletrônicos também não substituem a presença do auditor, mas, sim, deve lhe servir apenas como um apoio, um instrumento para direcionar e racionalizar a auditoria, mas nunca para substituir a presença física do auditor.

À medida em que são criadas prestações de contas em meio eletrônico tem diminuído as auditorias, ignorando o verdadeiro sentido de se instituir ou controles internos: o fator humano.

Os controles internos existem para as pessoas

Só existe a necessidade de instituição de um sistema de controle interno quando há pessoas nos processos, pois somente estas são sujeitas a erros e fraudes. Em um ambiente onde há apenas máquinas seria dispensável um sistema de controle, pois máquinas não tem emoções, necessidades, ou capacidade de julgamento.

Assim, em um ambiente de controle interno o fator humano deve ser levado em consideração e jamais substituído por meios eletrônicos.

A auditoria traz em si vários componentes emocionais relevantes capazes de auxiliar na preservação da eficiência.  Por exemplo, o fator surpresa. Jamais os auditados devem ser avisados com antecedência sobre a auditoria, pois, a espera sobre a chegada a qualquer momento do auditor é fator que mantém os servidores em estado de alerta para evitar erros. E isso só é possível com a “ameaça” da chegada de auditores, jamais com o prazo de entrega de um documento eletrônico.

Além disso, algumas descobertas são apenas possíveis com a presença física do auditor. A observação é um fator importantíssimo na avaliação dos controles internos. Por isso, a circulação de um auditor pelos corredores, salas, oficinas, pátios, pode revelar fatos que jamais iriam ser descobertos em meios eletrônicos.

A entrevista, ou seja, a conversa com servidores e agentes públicos, é extremamente relevante. Sabe-se que muitos servidores são compelidos a praticar atos ilegais ou ameaçados caso relatem atos irregulares ou fraudulentos. Em conversas informais é possível identificar controvérsias nas informações, mentiras, ou seja, o estado emocional do entrevistado é muito revelador.

A conferência física em auditoria pode revelar fraudes que, no papel, jamais seriam identificáveis, como, uma obra, reformas, enfim. Aliás, diga-se, a maioria das fraudes são perfeitas quanto à existência de procedimentos e documentos e a maioria delas não são descobertas pelo sistema de controle interno ou externo, mas pela imprensa, por declaração de algum desafeto político, ex-cônjuge e assim por diante.

Por isso, lamenta-se quando os tribunais de contas espaçam cada vez mais as auditorias em seus jurisdicionados e, mesmo sem querer, dão exemplo aos auditores internos que, assistindo a distância do controle externo, cada vez mais se encerram na burocracia de suas salas.

O lugar do auditor não é em sua sala

O último lugar onde um auditor, seja interno ou externo, deve ser encontrado é em sua própria sala. A corrupção e o erro não estão apenas em documentos, mas, sim, estão em toda a parte do setor público e, também, fora dele, em fornecedores e pessoas que atuam ao lado da administração pública como intermediadores. Por isso, os maiores erros e as maiores fraudes poderão ser descobertos pelo uso da inteligência com o apoio dos sistemas eletrônicos, mas nunca sem a presença do auditor.

Há uma estória em que um auditor interno, insatisfeito com os resultados de seu trabalho decide procurar o padre de sua paróquia em busca de apoio espiritual. Após o relato de seus dias de trabalho o pároco levanta-se e retira-se momentaneamente dizendo que tem a solução para os seus problemas. Ao retornar, entrega ao auditor um recipiente com um pouco de água benta e orienta ao auditor a passar todos os dias em todas as salas de instituição com o recipiente. Complementa o religioso que, ao realizar esta tarefa por trinta dias, retorne. Após o período prescrito o auditor volta ao pároco para lhe agradecer.

A vacina e o remédio contra a corrupção e a fraude

Nada é capaz de substituir a presença do auditor. Não são todos os políticos e servidores que são corruptos ou ineficientes, pelo contrário, tampouco são todos os sistemas eivados de más intenções para fraudar a administração pública. O que há, isso sim, é a ausência de auditoria permanente, constante, ostensiva, autônoma em suas atribuições, com auditores internos preparados e amparados pela lei, fazendo uso de todos os recursos disponíveis, sejam eletrônicos e/ou emocionais, atuando dentro e fora da administração para desencorajar pretensos fraudadores, evitar e corrigir erros, ao invés de serem incentivados pela ineficiência, formalidade e burocracia que contamina qualquer iniciativa inovadora na administração pública.

*Contador, Sócio Diretor do IGAM

 

 

 

 

3 thoughts on “A substituição da auditoria por prestações de contas por meios eletrônicos

  1. Muito bom. Parabens. Concordo con todas as colocacoes. Tem aquela frase papel aceita tudo e sistema tambem. Por isso, como voce escreveu, muito importante se faz a presenca física do auditor e a atuacao mais próxima do controle interno.

  2. Senhores, Bom Dia!
    Considerando que máquinas usam a logica, já o auditor usa, entre tantos outros, também a intuição, a comunicação, a esperteza, o hábito, o vício, a desconfiança, o escondido, o camuflado e veste a camiseta para proteger os bens (R$) públicos.
    Acredito que não há máquina que substitua o humano com todas as sua espertezas e conhecimentos,
    mesmo porque quem opera a máquina também é humano e poderá ainda assim usar a má fé para burlar o serviço do auditor (pessoa física).
    Obrigada
    Att

  3. Muito bom o texto! Infelizmente o que vemos é a substituição humana também nessa área… Espero que ainda haja tempo para reverter este quadro.

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