Escreva o que vai fazer, faça o que escreveu e confira o que fez.

3 out
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Paulo César Flores

Contador, Sócio Diretor do IGAM

Na administração pública só se pode fazer aquilo que previamente está previsto em legislação. Com os procedimentos operacionais não é diferente. Por isso, é preciso documentar o funcionamento do sistema de controle interno em termos de procedimentos e processos, compreendido este como a sistemática de vários atos em sequência para se atingir um objetivo como, por exemplo, o processo de compras.

O sistema de controle interno é a maneira com que ocorre a interação entre setores e pessoas, com vistas a evitar e detectar erros, fraudes e desperdícios na administração, amparada em documentos, relatórios e formulários.

Documentar o sistema de controle interno significa registrar como os vários setores e pessoas executam suas tarefas e formam os processos, com vistas a estabelecer um padrão, para que todos saibam o que, como e quando fazer, e, também, possuir parâmetro para o exercício da conferência.

Só há um jeito de saber se o que foi feito está correto: é conferindo! Aconferência deve ser feita primeiro por quem executou o trabalho. Em um segundo momento, outra pessoa ou setor, ao receber o processo, deve fazer a conferência, pois não se pode prosseguir com qualquer processo que contenha erros, mesmo que em fases anteriores à sua. Posteriormente, todo o processo e os procedimentos devem ser auditados, que é uma técnica de verificação que visa comparar o que “foi feito” com o que “deveria ser feito”.

Dessa forma, se faz necessária que a cultura de controle da organização esteja documentada e seja de amplo conhecimento de todos na administração. A atribuição desta “documentação” é afeta à unidade de controle interno, que necessita de autorização na lei que organiza o sistema de controle interno no município para editar instruções normativas de controle interno.

Essas instruções normativas a serem editadas pelo controle interno devem limitar-se a procedimentos e fluxos operacionais e administrativos sem invadir o espaço reservado à lei, decreto ou outro ato normativo.

As instruções normativas irão dispor, por exemplo, sobre o manual de procedimentos quanto à gestão do patrimônio, almoxarifado, frotas, financeiro e outros. Quando os setores e/ou pessoas se relacionam temos os processos internos, que serão normatizados por fluxogramas e descrições pormenorizadas em cada caso. As instruções normativas de controle interno são, portanto, ferramentas indispensáveis para o exercício da auditoria interna.

Assim, para conferir e fazer, é preciso primeiro escrever!

 

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